Privacyverklaring

Partena Professional besteedt al jaren alle nodige aandacht aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Dat gebeurt in het kader van de wet van 8 december 1992 en sinds 25/05/2018 in het kader van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016, beter bekend als GDPR.

Welke principes leven we na?

We zorgen er altijd voor dat de gevraagde en/of meegedeelde persoonsgegevens toereikend, juist (en, indien nodig, geactualiseerd), ter zake dienend en niet bovenmatig zijn ten opzichte van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. We waarborgen ook transparantie, naleving van wettelijke bepalingen, vertrouwelijkheid, een passend niveau van beveiliging en bovenal respect voor jouw rechten.

Voor wie is deze privacyverklaring bestemd?

Onze privacyverklaring is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens door Partena Professional en zijn verschillende entiteiten: 

• Partena Sociaal Secretariaat
• Partena Ondernemingsloket
• Partena Sociaal Verzekeringsfonds voor Zelfstandigen
• Partena Business Solutions

Ze is van toepassing op alle klanten, prospecten, bezoekers van onze portals en websites, maar ook op wie ons ter plaatse bezoekt.

Graag verwijzen wij ook naar de website van Unie Sociale Secretariaten waar je meer info vindt over de GDPR richtlijnen voor de sociale secretariaten. 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De entiteiten van de groep Partena Professional zijn verantwoordelijk voor de gegevensverwerking die zij uitvoeren. Er zijn wel twee uitzonderingen:

• Op het niveau van het Sociaal Secretariaat: persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de met de werkgevers gesloten dienstenovereenkomst.
• Op het niveau van Partena Business Solutions: persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de met de werkgevers gesloten dienstenovereenkomst.

In beide gevallen wordt de verwerking uitgevoerd als verwerker en valt ze onder een verwerkingsovereenkomst die garandeert dat de gegevens alleen worden verzameld en verwerkt volgens de instructies van de klant.

Welke persoonsgegevens verwerkt Partena Professional?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een natuurlijke persoon en aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. Ze zijn eigendom van die persoon.

De verwerkte gegevens zijn gegroepeerd in verschillende categorieën:

• Identificatiegegevens: waarmee je geïdentificeerd kan worden zoals je naam, voornaam, je gebruikersnaam of -nummer, …
• Financiële gegevens: vereist in het kader van bepaalde betalende diensten of waardoor aan jou de bedragen kunnen worden betaald die je verschuldigd zijn zoals bankrekening, openstaande saldi, ...
• Contactgegevens: waardoor we met jou kunnen communiceren zoals je telefoonnummer, je adres, je e-mailadres,...
• Gezinsgegevens: vereist voor bijvoorbeeld de berekening van de gezinsbijslagen of voor de correcte toepassing van de bedrijfsvoorheffing, zoals het aantal personen ten laste, de gezinssamenstelling, ...
• Login gegevens: informatie verzameld bij het gebruik van webservices en applicaties voor het beveiligen van deze online tools of voor je gebruikerservaring zoals gebruikersnaam, IP-adres, taalvoorkeur, ...
• Gegevens die je verstrekt via een online formulier: zoals wanneer je je registreert voor een opleiding, een evenement of om een nieuwsbrief te ontvangen.

Al deze gegevens worden ons rechtstreeks door jou of door je werkgever meegedeeld, met name wanneer wij als verwerker optreden.

Op welke wettelijke basis worden je persoonsgegevens verwerkt?

We baseren ons voor de verwerking van je gegevens op de volgende rechtsgrondslagen:

• om te voldoen aan een van onze wettelijke verplichtingen
• om te voldoen aan een van onze contractuele of precontractuele verplichtingen
• om een rechtmatig belang van Partena Professional na te streven (altijd in evenwicht met je eigen belangen)
• wanneer je jouw toestemming hebt gegeven.

Voor welke doeleinden verwerken wij jouw gegevens?

• Om te voldoen aan wettelijke of contractuele verplichtingen: 
  
  Om bepaalde diensten te verlenen, moeten de entiteiten van Partena Professional persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan hun wettelijke verplichtingen (Kinderbijslagfonds, Verzekeringsfonds voor Zelfstandigen, ...) of contractuele verplichtingen (Sociaal Secretariaat, Partena Business Solutions).
• Om de vraag te beantwoorden waarvoor je ze ons bezorgd hebt: 
  
  Je gegevens kunnen gebruikt worden om:
  • Jou de gevraagde diensten te leveren
  • Jou het antwoord te bezorgen op de vraag die je stelde via een contactformulier
  • Jou een e-mail te sturen waarmee je een brochure, een whitepaper kan downloaden
• Om onze diensten te promoten:
  
  Partena Professional gebruikt persoonsgegevens om:
  • klanten informatie te sturen over andere aanverwante of aanvullende producten en diensten die worden aangeboden door Partena Professional of zijn partners
  • naar prospecten informatie te versturen over de producten en diensten van Partena Professional
  • uitnodigingen voor events te versturen 
• Onze diensten te verbeteren en evalueren:
  
  Je gegevens kunnen gebruikt worden voor:
  • klantenenquêtes, marktonderzoek
  • analyses van surfgedrag om onze website of portalen te optimaliseren
• Het gebruik van onze tools te personaliseren:
  
  Afhankelijk van je gebruik en voorkeuren kunnen je gegevens worden gebruikt om jou onze portalen, websites en applicaties op maat aan te bieden.
• Om een passend niveau van beveiliging te waarborgen:
  
  Partena Professional gebruikt je persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van zijn beveiligingsprocedures, met name met betrekking tot het opsporen van kwaadaardige of ongeoorloofde activiteiten.
• Het tonen van gepersonaliseerde advertenties door gebruikersinformatie verzameld uit de diensten van Partena Professional te associëren met informatie verzameld door Google indien de gebruiker hiermee instemt.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Je gegevens worden zo lang bewaard:

• als vereist voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en verwerkt.
• als ze ter zake dienend zijn om onze wettelijke, contractuele en juridische verplichtingen na te leven en om te voldoen aan onze commerciële en operationele activiteiten

Deze bewaartermijnen zullen dus variëren naar gelang van de aard van de verleende dienst.

Worden jouw gegevens doorgegeven aan derden?

We kunnen genoodzaakt zijn je persoonsgegevens door te geven:

• in geval van een wettelijke verplichting: 
  
  voor bepaalde diensten zijn de entiteiten van Partena Professional verplicht informatie door te geven aan officiële instanties (bv. de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, de Kruispuntbank van Ondernemingen, ...).
  
  Hiervoor gelden duidelijke en welomschreven procedures.
• Indien nodig voor het verlenen van de betrokken diensten: 
  
  Het kan gebeuren dat een verwerking volledig of gedeeltelijk aan een verwerker wordt toevertrouwd. Deze mag uitsluitend handelen op basis van de instructies van Partena Professional en mag je gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.
  
  Deze principes zijn vastgelegd in de verwerkingsovereenkomst die de verwerker moet ondertekenen om namens Partena Professional gegevens te verwerken.
• Binnen de groep Partena Professional:
  
  om je een waaier van diensten aan te bieden die een aanvulling vormen op en in overeenstemming zijn met de verwerking die wij al voor je uitvoeren.
• Indien je ons uitdrukkelijk jouw toestemming hebt gegeven

Wij verkopen je persoonsgegevens niet aan derden.

Wij passen de Europese regelgeving toe met betrekking tot de internationale doorgifte van persoonsgegevens.

Wat doet Partena Professional om je gegevens te beschermen?

Partena Professional past dagelijks een reeks maatregelen toe om de bescherming van persoonsgegevens te verzekeren, zoals:

• sensibilisering van het personeel over het naleven van zijn contractuele confidentialiteitsverbintenis.
• beveiliging van de fysieke toegangen.
• beveiliging op hardwareniveau:
  • de servers worden regelmatig geüpdatet.
  • firewalls, gebaseerd op een multilevelmodel, blokkeren onbevoegd verkeer.
  • access management: onderscheid tussen netwerktoegang en toegang tot applicaties. De medewerkers hebben toegang tot de applicaties in functie van de behoeften van hun werk en de noden van de dienst.Dit vertaalt zich in een intern beleid dat moet worden nageleefd. 

Intern: het wijzigen van de rechten en toegang is alleen mogelijk met toestemming van de verantwoordelijken en met inachtneming van de relevante procedures.  

Extern: klanten hebben alleen toegang tot hun eigen gegevens.

• beveiligd datatransport: al het dataverkeer via het internet wordt versleuteld volgens de huidige standaarden die op de markt beschikbaar zijn.
• beveiliging tegen virussen en internettoegang: zowel de servers als de desktops en laptops worden beveiligd met de nodige antivirussoftware.
• garanderen van de continuïteit van de bedrijfsvoering via een meervoudige back-up-policy.

Wat zijn je rechten en wat moet je doen om ze uit te oefenen?

Als je een personeelslid bent van een werkgever die klant is bij Partena Sociaal Secretariaat of Partena Business Solutions moet je je tot uw werkgever richten om je rechten uit te oefenen.

Recht van inzage

Je hebt recht om inzage te verkrijgen van de persoonsgegevens die wij over jou hebben.

Om je verzoek in te dienen, stuur je een brief naar Partena Professional – DPO Office, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel of mail je naar privacy@partena.be

We bezorgen je de gevraagde informatie binnen een maand na ontvangst van je verzoek.

Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens 2 maanden worden verlengd. We brengen je dan binnen een maand na ontvangst van het verzoek van deze verlenging op de hoogte.

Bij repetitieve verzoeken behouden we ons het recht voor op basis van hun administratieve kosten een redelijke vergoeding aan te rekenen.

Recht op rectificatie

Als je vaststelt dat je persoonsgegevens:

• onjuist zijn
• onvolledig zijn

dan heb je het recht om ze te laten rectificeren of aanvullen.

Om je verzoek in te dienen, stuur je een brief naar Partena Professional – DPO Office, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel of mail je naar privacy@partena.be

Vermeld duidelijk welke gegevens gewijzigd of aangevuld moeten worden.

Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’)

Je hebt het recht om wissing van je persoonsgegevens te vragen.

Om je verzoek in te dienen, stuur je een brief naar Partena Professional – DPO Office, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel of mail je naar privacy@partena.be

Vermeld duidelijk de reden van je verzoek.

Dit recht op gegevenswissing heeft geen absolute gelding en is niet van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke of contractuele verplichting.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om beperking van de verwerking van je gegevens te verkrijgen in volgende gevallen:

• Je betwist de juistheid van je gegevens en we hebben tijd nodig om de juistheid van je persoonsgegevens te controleren;
• De verwerking is onrechtmatig en je wil geen wissing van je persoonsgegevens maar een beperking van het gebruik ervan;

Om je verzoek in te dienen, stuur je een brief naar Partena Professional – DPO Office, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel of mail je naar privacy@partena.be

Vermeld duidelijk de reden van je verzoek.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt het recht je persoonsgegevens, die door Partena Professional zijn verwerkt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.

Dit heeft alleen betrekking op gegevens waarvan de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst en op voorwaarde dat de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

Om je verzoek in te dienen, stuur je een brief naar Partena Professional – DPO Office, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel of mail je naar privacy@partena.be

Vermeld duidelijk de reden van je verzoek.

Het recht op gegevenswissing blijft in elk geval steeds mogelijk.

Recht van bezwaar

Je hebt te allen tijde het recht om vanwege met je specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van je betreffende persoonsgegevens, maar alleen als die verwerking haar rechtsgrondslag vindt in het gerechtvaardigd belang van de werkgever. Er is geen recht van bezwaar voor gegevens verwerkt krachtens een overeenkomst of wettelijke verplichtingen.

Om je verzoek in te dienen, stuur je een brief naar Partena Professional – DPO Office, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel of mail je naar privacy@partena.be

Vermeld duidelijk de reden van je verzoek.

Recht om klacht in te dienen

Je hebt steeds het recht een klacht in de dienen bij de toezichthoudende autoriteit indien je van mening bent dat de verwerking van je persoonsgegevens door Partena Professional een inbreuk maakt op de GDPR.

De Toezichthoudende autoriteit is de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Beschikt Partena Professional over een Data Protection Officer?

Ja, hiermee kan per mail contact worden op privacy@partena.be of per brief gericht aan Partena Professional – DPO, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel.

Partena Professional waarborgt niet dat de privacy-bepalingen op de websites waarnaar op deze site een link is geplaatst, op gelijkwaardige wijze worden nageleefd.

Versie 10/03/2020